Когда утвердить график отпусков
График нужно утвердить до 17 декабря включительно, поскольку ТК РФ требует сделать это минимум за 2 недели до нового года. В 2022 году 17 декабря выпадает на выходной (субботу), поэтому лучше успеть до 16 декабря включительно.
Если в компании есть профсоюз, при подготовке графика следует заложить дополнительное время на учет его мнения.
Рекомендуем начать составлять график уже в ноябре.
Подробности:
- Как согласовать график отпусков с профсоюзом
- Какая ответственность грозит за нарушения при оформлении графика
Как составить график отпусков
Нужно включить в график работников, которые на день его утверждения трудоустроены в компании. Онлайн-инспекция недавно указала: мобилизованных сотрудников не следует вносить в график, так как договоры с ними приостановили.
Напоминаем, что некоторые сотрудники имеют право на отпуск в удобное для них время. Их пожелания по датам отпусков учитывать обязательно.
Подробности:
Роструд неоднократно отмечал, что в графике надо указывать конкретные даты начала и окончания отпуска, а не просто месяцы.
По общему правилу ежегодный оплачиваемый отпуск длится 28 календарных дней. Онлайн-инспекция поясняла, что речь идет о любых днях. Нет соотношения, сколько из них должно выпасть на рабочие дни, а сколько на выходные.
По соглашению с сотрудниками отпуск можно делить на части. Одна из них должна быть не меньше 14 дней. Устанавливать дополнительные минимумы, по мнению Роструда, незаконно.
Подробности:
Отпуск дают за рабочий год сотрудника. На практике возникает вопрос, отражать ли в графике неиспользованные отпуска прошлых лет. Роструд подчеркивал, что ТК РФ не запрещает включать либо не включать их в график. Вместе с тем при разборе одной из ситуаций ведомство ответило, что нужно запланировать в графике не только отпуск за рабочий год, но и неиспользованный отпуск за прошлый период.
Практика:
3-й КСОЮ рассматривал случай, когда работодатель без согласия сотрудника включил в график отпуска за прошлые периоды. Кассация поддержала вывод о том, что в действиях компании нет нарушения.
5-й КСОЮ, напротив, подтвердил, что без согласия работника не следовало включать такой отпуск в график. Суды признали законным предписание отменить приказ об отпуске, перенести отпуска за прошлые периоды на другой срок, изменить график.
С учетом неоднородной практики безопаснее включать в график неиспользованные отпуска прошлых лет только по согласованию с работником.
Подробности:
Как оформить график отпусков
Нет обязанности издавать приказ о подготовке графика отпусков, но с его помощью удастся, например, назначить ответственного за разработку документа.
Составить сам график можно по форме Т-7. При переходе по ссылке есть опции скачать бланк графика отпусков в MS-Word и MS-Excel.
Альтернатива — разработать свою форму графика и закрепить ее в локальном акте.
Утверждать график отдельным приказом необязательно, но на практике часто делают именно так.
Подробности:
- Образец приказа о составлении графика отпусков
- По какой форме составить график отпусков
- Нужно ли утверждать график отпусков приказом
- Как составить приказ об утверждении графика отпусков
- Форма приказа об утверждении графика отпусков
Как ознакомить сотрудников с графиком отпусков
Закон не закрепляет способ ознакомления с графиком. Можно использовать лист ознакомления произвольной формы, в котором работники поставят свои подписи.
Роструд отмечает: если часть сотрудников перешли на электронный кадровый документооборот, ознакомить их с графиком можно в том числе с помощью простой электронной подписи. Это допустимо при условии, что такой способ указали в локальном акте.
Еще одно важное разъяснение ведомства: тех, кто на больничном, работодатель вправе ознакомить с графиком тогда, когда они вернутся к работе.
Срок хранения графика отпусков — 3 года. Листы ознакомления можно хранить столько же.
Подробности:
- Как ознакомить сотрудников с графиком отпусков
- Образец листа ознакомления
- Что делать, если работник не согласен с графиком отпусков