Для начала необходимо определить, какая удаленка вам подходит. Сейчас предусмотрены такие варианты дистанционной работы:
- постоянная — на все время, пока действует трудовой договор;
- непрерывная временная — на срок не более полугода;
- периодическая временная — с чередованием работы дома и в офисе.
Есть особый вид дистанционки — экстренная. Работодатель может по своей инициативе отправить персонал на удаленку в исключительных случаях, в том числе при эпидемии. Если работника невозможно перевести, за время простоя придется выплачивать минимум две трети тарифной ставки (оклада).
Подробности:
- Как временно перевести работника на дистанционную работу по инициативе работодателя
- Как составить положение о временном переводе работников на дистанционную работу в связи с пандемией
- Образец положения о временном переводе работников на дистанционную работу в связи с пандемией
- Как оформить простой из-за невозможности временного перевода работников на дистанционку во время пандемии
Остальные виды удаленки закрепляют в трудовом договоре или допсоглашении. Для этого можно обменяться электронными документами. Их бумажные экземпляры нужно направить работнику только по его письменному заявлению.
Трудовой договор, допсоглашение, договор о матответственности и ученический договор работодатель подписывает усиленной квалифицированной ЭП, а работник — аналогичной или усиленной неквалифицированной ЭП. В остальном стороны могут взаимодействовать в любой форме, которая позволяет зафиксировать получение документов.
Совет Роструда
Для удобства можно действовать так: работник приезжает в офис для заключения трудового договора и подписания документов при приеме и увольнении, а остальное взаимодействие с работодателем происходит в электронном виде.
Подробности:
- Как принять на работу удаленщика
- Образец трудового договора с дистанционным работником
- Как перевести работника на удаленку по соглашению сторон
- Допсоглашение о переводе работника на дистанционную работу
- Как получить усиленную квалифицированную ЭП
В трудовую книжку не требуется вносить информацию о дистанционной работе, пока сотрудник об этом не попросит. Подавать в ПФР сведения о трудовой деятельности надо в любом случае.
Совет Роструда
Нет смысла включать в трудовой договор условие о том, что работодатель не ведет бумажную трудовую книжку. Оно не отменит право удаленщика в любой момент обратиться в организацию для заполнения документа. Это не касается ситуаций, когда по закону вести трудовую книжку не нужно вовсе.
Подробности:
Основные условия взаимодействия стороны регулируют сами, в том числе:
- какой режим работы установить сотруднику (если режим не прописан, работник определяет его сам);
- как постоянный удаленщик использует отпуск (для временных действуют общие правила);
- как работник передает результаты труда и отчеты о выполненных задачах;
- когда и как работодатель вызывает временного удаленщика в офис.
Ответы на эти вопросы можно закрепить в трудовом договоре, допсоглашении, коллективном договоре или локальном нормативном акте, принятом с учетом мнения первичного профсоюза.
Советы Роструда
- в трудовом договоре или соглашении можно сослаться на Положение о дистанционной работе, чтобы не переписывать его пункты;
- стороны могут выбрать любые формы взаимодействия по рабочим вопросам, в том числе через СМС и мессенджеры;
- периоды чередования работы дома и в офисе могут быть любыми, например "день через день" или "неделя через неделю";
- отпуск или больничный не продлевают срок временной удаленки.
Нужно предоставить удаленщику оборудование либо покрыть его расходы на использование собственных или арендованных средств.
Советы Роструда
- нельзя закрепить в трудовом договоре или допсоглашении условие о том, что работник использует свои средства без возмещения расходов;
- компенсацию затрат не надо включать в состав зарплаты;
- за отказ выплатить компенсацию грозит предупреждение или штраф: для должностных лиц от 10 тыс. до 20 тыс. руб., для юрлиц — от 30 тыс. до 50 тыс. руб.
Подробности:
- Как организовать труд дистанционных работников
- Как установить режим рабочего времени удаленщику
- Положение о дистанционной работе в организации
Уволить удаленщика организация вправе и по общим, и по специальным основаниям. Расторгнуть договор можно, если дистанционщик без уважительной причины не отвечает на запрос работодателя более 2 рабочих дней подряд. Постоянного удаленщика можно уволить, если он не может исполнять обязанности на прежних условиях из-за переезда.
Подробности:
- Какие есть особенности увольнения дистанционщика
- Образец приказа об увольнении удаленщика
- Образец заполнения трудовой книжки при увольнении удаленщика